Программный комплекс "ПУСК-ВДП"
Программный комплекс «ПУСК-ВДП» - модуль системы ПУСК Ведение Документации Проектов.
Функциональные модули:
- Документы
- Делопроизводство
- Документооборот
- Электронный архив
- Аналитика
- Нормативные, разрешительные и исполнительные документы проектов.
- Входящая и исходящая корреспонденция, внутренний документооборот - с целевой функциональной или проектной направленностью их доставки каждому пользователю или руководителю (отдела, проекта, предприятия).
- Распределение прав доступа, контроль исполнения.
- Надежное системное хранение документов, быстрый целенаправленный поиск информации.
- Формирование запросов и аналитических отчетов по базе данных проектов и документов предприятия.
Программный комплекс "ПУСК-ВДП"
Программный комплекс ПУСК-ВДП (Ведение Документации Проектов) – одна из составляющих комплексной автоматизированной Системы Проектирования и Управления Строительным Комплексом (ПУСК).
ПУСК-ВДП представляет собой Корпоративную Информационную Систему предприятия (КИС).
Главное назначение системы ПУСК-ВДП – автоматизация и оптимизация процессов управления предприятием:
- автоматизация обработки различных документов управленческой хозяйственной деятельности предприятия на всех этапах, от их создания до архивного хранения;
- упрощение внутреннего организационно-распорядительного документооборота предприятия, автоматизированного контроля за исполнением;
- повышение управляемости и согласования данных различных подразделений предприятия;
- повышение продуктивности работы сотрудников.
Система способна комплексно решать задачи автоматизации делопроизводства, а также создания и движения документов по заданным маршрутам в реальном масштабе времени, их централизованного хранения и архивной обработки.
Позволяет создать единое информационное пространство организации и предоставить каждому сотруднику доступ к информации, необходимой для его эффективной работы.
Система ПУСК-ВДП включает в себя отдельные модули, взаимодействующие между собой:
- Документы (нормативные, разрешительные, исполнительные)
- Делопроизводство
- Документооборот
- Электронный архив
- Организационная структура предприятия
- Проекты
- Шаблоны документов, модели проектов
- Аналитика (запросы к базе данных, формирование отчетов)
- Настройки
- Справочники
- Администрирование
Перечень приложений может пополняться новыми функциональными модулями.
Система может функционировать как на отдельном рабочем месте делопроизводителя, так и в локальной сети в рамках крупной организации.
Двуязычный интерфейс – в настоящее время система доступна на русском и украинском языках. Предполагается адаптация системы к другим языкам.
ПУСК-ВДП обеспечивает хранение информации и в едином хранилище документов, обеспечивая одновременный доступ к ним многих пользователей.
В системе ПУСК-ВДП реализованы следующие модули:
Модуль «Документы». Обеспечивает обработку документов входящих, исходящих и внутреннего документооборота. А также содержит образцы разрешительной и исполнительной документации проектов, от выбора и оформления участка под строительство до сдачи объекта в эксплуатацию.
Эти документы сгруппированы по основным этапам инвестиционного процесса реализации проекта:
- Документы предпроектной стадии подготовки к строительству
- Проектирование и проектная документация
- Документы подготовки и ведения тендерных торгов и заключения контрактов
- Документы, необходимые для начала проведения работ
- Документы, дающие право на выполнение строительных работ
- Документы, подтверждающие качество материалов и выполненных работ
- Документы, которые необходимо оформлять и предъявлять рабочей, Государственной комиссии и эксплуатирующей организации при сдаче объектов в эксплуатацию
- Документы, оформляемые после сдачи в эксплуатацию, на право владения земельным участком и недвижимостью на правах собственности.
Благодаря гибкости программного комплекса, образцы и шаблоны представленных документов легко трансформируются в конкретные документы, соответствующие условиям строительства каждого объекта.
В модуле представлена технологическая схема получения согласований и разрешений на строительство
Модуль «Документооборот». Особенностью документооборота в ПУСК-ВДП, в отличие от других аналогичных систем, является то, что информационные потоки в системе организованы как по функциональным подразделениям (бухгалтерия, плановый, производственный, технический отделы и т.п.), так и по отдельным проектам (соответственно объектам проектирования или строительства). Права доступа пользователей (сотрудников предприятия) распределяются как по функциональным обязанностям подразделений (филиалов), от руководителей к исполнителям, так и в рамках управления отдельными проектами – от руководителя проекта до его исполнителей.
Данная особенность, конфиденциального доступа к разным областям информации, особенно актуальна для проектных и подрядных организаций строительной отрасли, а также может быть использована и на предприятиях других отраслей.
В модуле «Документооборот» реализованы следующие функции контроля исполнительской дисциплины:
- своевременное доведение документов до исполнителей;
- контроль движения документов по предварительно заданному маршруту;
- автоматическое оповещение исполнителей о приближении сроков исполнения документов;
- учет документов, подлежащих контролю;
- контроль сроков и результатов исполнения документов.
Эффективность внедрения системы электронного документооборота достигается за счет следующих факторов:
- повышения качества информационного обслуживания руководства организации, руководителей подразделений и исполнителей;
- оперативности и качества принятия управленческих решений;
- сокращения времени обработки документов;
- автоматизации контроля исполнения документов;
- обеспечения возможности быстрого поиска документов по заданным признакам;
- взаимодействия с другими информационными источниками;
- координации взаимодействия подразделений при выполнении сотрудниками функциональных обязанностей в режиме реального времени;
- обеспечения надежного хранения документов
- и целого ряда других факторов, используемых при реализации «безбумажной» технологии.
Система позволяет быстро получать ответы на вопросы: где, у кого, на какой стадии исполнения находится документ. В карточке документа можно посмотреть характеристики документа. Система позволяет отслеживать, кем, когда и какие распоряжения по документу были сделаны, увидеть даты и результат исполнения документа, информацию по не исполненным документам и поручениям.
В системе реализован поиск документов по его атрибутам и содержанию, в результате можно быстро найти ответ на вопрос, в каких документах содержится информация по конкретному вопросу.
При этом, на любом этапе система позволяет получить информацию о состоянии и ходе исполнения документов и поручений.
Модуль «Электронный архив» предназначен для формирования и ведения электронного архива, включая не только текстовые документы, но и рабочие чертежи, схемы, рисунки, фотографии.
- В Электронном архиве производится структурирование и классификация документов и присвоение им необходимых для хранения и удобного поиска атрибутов.
- Электронный архив позволяет осуществлять низкозатратное хранение бумажных оригиналов (на меньшей площади, в удаленном хранилище) и их быстрый поиск.
Модуль «Организационная структура». Одним из основополагающих факторов при успешном внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота является построение оптимальной организационной структуры предприятия (организации) и формирование при ее создании (описании) регламентирующих документов, которые обеспечивают четкое взаимодействие всех ее подразделений. Модуль «Организационная структура» обеспечивает:
- создание многоуровневой структуры организации при наличии ее филиалов (холдингового типа) и структурных подразделений;
- создание и хранение информации о структурных подразделениях организации, ее сотрудниках, функциональных и должностных группах, должностях и их совмещении;
- формирование групп пользователей при помощи гибкой схемы предоставления и делегирования прав руководителям подразделений и их сотрудникам, руководителям проектов и их исполнителям;
- хранение и предоставление прав доступа всем сотрудникам организации для работы в системе.
Модуль «Проекты» обеспечивает управление проектным документооборотом, который является одним из основополагающих факторов успешной реализации электронного документооборота для инвестиционных, проектных и строительных организаций, потому что значительная часть всех документов, бизнес-процессов и управление ими соотносится именно с отдельными проектами.
Каждый проект или тип проекта характеризуется:
- структурой (деревом или моделью) проекта;
- руководителем и исполнителями;
- ресурсами и затратами;
- документами.
Сложное переплетение проектного менеджмента и менеджмента функциональных структурных подразделений является главной особенностью документооборота в системе ПУСК-ВДП, отличающих ее от других аналогичных систем электронного документооборота (СЭД).
Модуль «Шаблоны документов, модели проектов» позволяет пользователю формировать различные шаблоны документов, а также модели отдельных проектов или их типы.
С помощью этого модуля можно формировать собственные формы отчетов благодаря открытому дизайну приложения и подробной инструкции по созданию отчетных форм.
Модуль «Настройки» обеспечивает личные настройки интерфейса – языка, шрифтов, цветовой гаммы, структуры локального и личного дерева пользователей в системе.
Модуль «Справочники» обеспечивает создание и ведение всех справочников системы.
Модуль «Администрирование» предусматривает автоматическое ведение в системе и аудит системным администратором:
- протоколов регистрации пользователей системы;
- протоколов всех действий пользователей;
- протоколов системных ошибок.
Модуль позволяет также регистрировать новых пользователей в системе и выполнять первоначальное назначение прав таких пользователей соответственно типовым ролям.
В настоящее время в стадии разработки находятся следующие модули системы ПУСК-ВДП:
- Модуль «Делопроизводство» - создание и обработка документов, в том числе первичных, различного назначения, в зависимости от профильной отраслевой направленности предприятия (накладные, счета-фактуры, договора и т.п.).
- Модуль «Аналитика» - модуль, позволяющий адаптировать автономные базы данных предприятия, формировать запросы к базам данных и, на основе созданных пользователем шаблонов, формировать аналитические документы, в т.ч. документы относительно стратегии развития, текущей деятельности и отчетности, принятой на данном предприятии.
В ближайшей перспективе предусматривается объединение в рамках корпоративной информационной системы ПУСК-ВДП информационных потоков предприятия с информационными потоками подсистем:
- проектирования (САПР - ArchiCAD, Лира, Мономах, Калипсо, Allplan и др.),
- определения сметной стоимости проектов (сметные комплексы ТК-ИСС, ТК-Инвестор, АВК, АС-4, Строительные технологии и др.),
- управления проектами (Инвестор, MS Project, Spider Project, Rillsoft и др.).
Система обеспечивает технологию учета, контроля и прохождения документов в соответствии с принятыми в организации стандартами делопроизводства и документооборота.
Все функции подсистемы ПУСК-ВДП реализуются на основе регламентации как форм, так и содержания документов, регламентации обязанностей как структурных подразделений организации, так и функциональных обязанностей каждого отдельного сотрудника, его работы в системе.
Приглашаем Вас к освоению системы ПУСК-ВДП.