Об отсутствии системы ведения документации в строительстве – и о ведении документации - «под ключ».

Каждый этап создания и реализации строительного проекта (прединвестиционная стадия, проектирование, строительство, сдача в эксплуатацию, эксплуатация и утилизация) сопровождает огромное количество различных документов, которые необходимо создавать, согласовывать, утверждать, хранить, а также использовать при последующей реализации подобных проектов.
В целом сбор и подготовка исходных данных, изготовление, согласование, утверждение, хранение документации на этапах, предшествующих началу строительства объекта (стройки) требует больших затрат труда инвесторов, специалистов строительного комплекса, контролирующих организаций, чиновников различного уровня. Если добавить потери времени на бюрократическую волокиту, то можно сказать, что существующая «система» ведения документации строительных проектов значительно увеличивает сроки возведения объектов.

Получил заказчик проект – начинай строительство! Нет - без оформления соответствующей разрешительной документации и получения соответствующих документов, дающих право на начало работ, он не имеете на это право. А добиваться этого права он должен был от одного до нескольких лет.

Хорошо, что в начале этого года принят новый Закон Украины «О регулировании градостроительной деятельности». Может быть он упростит столь зависимую от наших чиновников систему получения необходимого комплекта документов, сократит финансовые, временные затраты, а также нервные нагрузки на тех инвесторов, которые стремятся своим вкладом в строительство приблизить Украину к европейским стандартам.

Преодолев все препятствия, вы, наконец-то, начали строительство. Параллельно с технологическими и организационными процессами, сопровождающими строительство, вам необходимо с самого начала и до его окончания оформлять соответствующие документы. Идеальный случай, когда на каждом этапе строительства своевременно формируются, подписываются и утверждаются необходимые документы. Но где вы у нас видели такое строительство? Только перед началом сдачи объекта в эксплуатацию мы начинаем собирать, оформлять, подписывать и утверждать необходимые для сдачи объекта документы. И снова нервы, временные и финансовые затраты.

Наконец-то объект принят и передается в эксплуатацию. Гора бумаг и документов. Кто и когда из сотрудников эксплуатирующей организации будет заглядывать в эти бумаги. Только в экстренных и аварийных ситуациях. А сколько бы таких ситуаций удалось избежать, если бы специалист эксплуатирующей организации, подойдя к компьютеру, мог быстро найти нужный ему чертеж или документ, четко описывающий необходимый ему участок здания, сооружения, установленное оборудование, сроки его текущего и капитального ремонта. А соответствующие службы эксплуатирующей организации своевременно заказали необходимый комплект запасных частей и выделили для его приобретения необходимые финансовые ресурсы. Тогда, возможно наше жилищно-коммунальное хозяйство не находилось бы в таком плачевном состоянии, в котором оно находится сейчас.

Скептики скажут – размечтался. Нарисовал идеальную картину. А денег все равно никто не выделит в нужном количестве, чтобы поддерживать это хозяйство на цивилизованном уровне. Да, сегодня это так. Но представим себе, что появились деньги. И кто сегодня сможет сказать, сколько и на что необходимо в первую очередь направить эти деньги, какие трубы и оборудование закупить, чтобы хотя бы в ближайшее время избежать аварийных ситуаций? На каких участках, на каких объектах этот износ достиг критического состояния? Только свершившаяся авария, и, слава Богу, если она произошла без жертв, вскрывает истинную картину.

Закон «О регулировании градостроительной деятельности» должен существенно упростить процедуры получения разрешения на строительство объектов. Уменьшится и объём разрешительной документации. Но проблема остаётся. Проблема состоит в том, что в Украине отсутствует система ведения документации проектов в строительстве.

Наши строители, широко используя западный опыт, далеко шагнули вперед по применению в строительстве современных материалов и технологий. Но очень робко идёт освоение современных автоматизированных технологий управления проектами в строительстве.

Не намного активнее в этом вопросе обстоят дела и в проектировании. Давно уже наступило время, передавать и принимать документацию о проекте в электронном виде. Ростки такого документооборота уже имеются. Но видимо они нуждаются в законодательном закреплении этого процесса, что ускорит наше движение к современному уровню цивилизованного управления.
Простой перевод бумажной документации в электронный вид не обеспечит необходимого современного уровня ее использования и хранения без ее структуризации и систематизации, обеспечивающих быстрый поиск и доступ к необходимой информации, документам.

Только систематизированная и структурированная, документация, обеспечит ее обмен и передачу в электронном виде (в виде электронного архива) в обязательном порядке от одной организации, службы в другую, по мере прохождения проектом различных стадий его жизненного цикла.

Именно для решения вышеперечисленных задач Межрегиональным научным информационно-аналитическим центром «Инфобуд» и предназначалась разработка программного комплекса «Ведение документации проектов», в рамках комплексной автоматизированной системы ПУСК (Проектирование и управление строительным комплексом) – модуль ПУСК-ВДП, обеспечивающего:

• автоматизацию процессов обработки документов управленческой деятельности предприятия на всех этапах жизненного цикла документов: от их создания до архивного хранения;
• оптимизацию процессов внутреннего организационно-распорядительного документооборота предприятия, возможность автоматизированного контроля за исполнением документов;
• повышение управляемости и согласования данных в рамках различных подразделений предприятия и между отдельными предприятиями;
• повышение продуктивности и эффективности работы сотрудников по документальному сопровождению проектов на всех этапах их жизненного цикла.

В настоящее время в системе реализованы следующие модули:

• Организационная структура предприятия
• Шаблоны (образцы) документов, модели проектов
• Проекты
• Документы (нормативные, разрешительные, исполнительные)
• Документооборот
• Электронный архив
• Справочники
• Настройки

Реализованные модули позволяют создать единое информационное пространство документального сопровождения проектов, централизованное их хранение и архивною обработку, предоставить каждому сотруднику доступ к информации, необходимой ему для эффективной работы.

ПУСК-ВДП обеспечивает хранение информации в распределенной базе данных и в едином хранилище документов, обеспечивая одновременный доступ к ним многих пользователей. В системе реализован поиск документов по его атрибутам и содержанию, в результате чего можно быстро найти ответ на вопрос, в каких документах содержится информация по конкретному вопросу или проекту. При этом, на любом этапе система позволяет получить информацию о состоянии и ходе исполнения документов и поручений.

Многократное использование функционирующих в системе документов значительно облегчает их создание и сопровождение на других аналогичных объектах и в аналогичных условиях. Это значительно сокращает затраты и облегчает документальное сопровождение новых объектов.

Конфиденциальность доступа к разным областям информации, является актуальной не только для проектных и подрядных организаций строительной отрасли, но может быть использована и на предприятиях других отраслей

Построение системы позволяет пользователям осваивать систему как всю в целом, так и отдельными модулями, что способствует быстрому получению эффекта от внедрения системы.
Порядок формирования, согласования разрешительной и исполнительной документации изложен во многих нормативных документах - ДБН, инструкциях, указаниях, методических материалах. Поэтому специалистам, особенно недостаточно опытным, не так просто ориентироваться в их многообразии.

С чего надо было бы начать?

Вместе с Законом «О регулировании градостроительной деятельности» очень полезной была бы разработка «Регламента прохождения разрешительной и исполнительной документации строительных проектов», в котором должны быть прописаны процедуры создания, прохождения, согласования и утверждения документов, их полный перечень, от идеи создания проекта, до сдачи его в эксплуатацию, и последующие этапы модернизации, реставрации или утилизации. А реализацию этого Регламента надо начинать с системного накопления документации по различным видам реализованных строительных проектов, создания и ведения их электронных архивов.

Более подробную информацию о работе системы ПУСК и отдельных ее модулей, в т.ч. о программном комплексе ПУСК-ВДП, вы можете получить на сайте МНИАЦ «Инфобуд», www.infobud.com.ua, а также у региональных представителей МНИАЦ «Инфобуд» в Донецком регионе ООО «СЕАН», по тел. 062-339-73-23, 062-333-72-89

Директор ООО МНИАЦ «Инфобуд»,
член - кор. Академии строительства Украины
В.С.Судак

Директор ООО «Сеан»,
регионального представителя МНИАЦ «Инфобуд»
в Донецком регионе,
В.А.Терехов

 Скачать

 Доклад:  " Формирование в программном комплексе ТК-Инвестор сметно-технологической документации как полноценной основы
для управления строительными проектами".